Procedura postępowania zgodnie z § 8 ust. 2 niemieckiej ustawy LkSG

I. Ustanowienie i cel procedury rozpatrywania zażaleń

Spółka Miele ustanowiła odpowiednią procedurę rozpatrywania zażaleń zgodnie z § 8 niemieckiej ustawy LkSG o dochowaniu należytej staranności w łańcuchu dostaw. Procedura rozpatrywania zażaleń umożliwia osobom fizycznym zgłaszanie zagrożeń dla praw człowieka i środowiska, a także naruszeń praw człowieka lub obowiązków w zakresie ochrony środowiska, które powstały w wyniku działalności gospodarczej danej spółki w jej własnym obszarze biznesowym lub obszarze bezpośredniego lub pośredniego dostawcy.

II Odpowiedzialność i dostępność

Procedurą rozpatrywania zażaleń zajmuje się zewnętrzny zaufany prawnik (rzecznik praw obywatelskich), z którym można skontaktować się w następujący sposób:

Dr Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

Tel.: +49 521 557 333 0/Tel. kom.: +49 151 58230321

E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de

Platforma do zgłaszania: www.report-tvh.com

Strona główna: www.thielvonherff.de

Zaufany prawnik funkcjonuje w charakterze samodzielnego i niezależnego prawnika. Jest bezstronny i nie podlega żadnym instrukcjom ze strony spółki w odniesieniu do prowadzenia sprawy. Zaufanego prawnika obowiązuje tajemnica zawodowa. Na żądanie osoby zgłaszającej dochowuje on poufności jej tożsamości.

III Procedura rozpatrywania zażaleń

Zaufany prawnik otrzymuje zażalenie i w razie potrzeby omawia z osobą zgłaszającą szczegóły danej sprawy. W każdym przypadku osoba zgłaszająca uzyskuje potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.

Zaufany prawnik sprawdza, czy mogło dojść do naruszenia obowiązków w rozumieniu niemieckiej ustawy LkSG lub naruszenia innych przepisów prawa lub zasad wewnętrznych. Jeśli istnieją wystarczające przesłanki, przekazuje on spółce przedstawione mu informacje w odpowiedniej formie w celu umożliwienia przeprowadzenia dochodzenia, za które to odpowiada dział zgodności z przepisami. Aby nie narażać swojej neutralności, zaufany prawnik nie prowadzi we własnym zakresie żadnych dochodzeń.

W związku ze zgłoszeniem spółka podejmuje działania następcze zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi zasadami oraz z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron. Dochodzenie jest przeprowadzane bez zbędnej zwłoki i bez większych przerw.

Osoby, których dotyczy dochodzenie, muszą być traktowane sprawiedliwie i z szacunkiem. Do wszystkich zainteresowanych osób obowiązuje domniemanie niewinności. Obowiązkiem jest zapewnienie prawa do bycia wysłuchanym. Z tego powodu osoby, których dotyczy zgłoszenie, są bez zbędnej zwłoki informowane o otrzymanym zgłoszeniu oraz o swoich prawach do uzyskania informacji i sprostowania. Jeśli jednak istnieje poważne ryzyko, że takie powiadomienie zagroziłoby dochodzeniu w sprawie zgłoszenia, powiadomienie to może zostać odroczone do czasu zakończenia dochodzenia lub do momentu, gdy ryzyko przestanie istnieć.

Za ocenę prawną informacji będących przedmiotem dochodzenia oraz określenie odpowiednich środków mających na celu wyeliminowanie niewłaściwych praktyk biznesowych i zapobieganie im odpowiada spółka, która może w tym zasięgnąć porady zaufanego prawnika. Środki mogą obejmować na przykład odpowiednie powództwo cywilne lub zaangażowanie określonego organu. Nawet jeśli w konkretnym przypadku nie zostaną zidentyfikowane żadne naruszenia, odpowiednie mogą być zalecenia dotyczące zmian w procesach roboczych i biznesowych, a także zmian w przepisach organizacyjnych i dotyczących postępowania.

Osoba zgłaszająca może w każdej chwili uzyskać u zaufanego prawnika informacje na temat statusu sprawy. Trzy miesiące po otrzymaniu zgłoszenia osoba zgłaszająca otrzymuje informację zwrotną na temat działań podjętych w następstwie zgłoszenia. Najpóźniej po zakończeniu procesu zaufany prawnik informuje – w zakresie dozwolonym przez prawo – osobę zgłaszającą o wyniku.

IV Ochrona osoby zgłaszającej

Osoba zgłaszająca jest chroniona przed środkami dyskryminacyjnymi lub dyscyplinarnymi. Nie są tolerowane jakiekolwiek działania odwetowe. W przypadku wystąpienia oznak działań odwetowych na osobach zgłaszających konieczne jest niezwłoczne skontaktowanie się z zaufanym prawnikiem.

Gdy zaufany prawnik zapewni osobę zgłaszającą o zachowaniu poufności, nie ujawni jej nazwiska i tożsamości spółce ani stronom trzecim bez jej zgody. Jeśli zaufany prawnik ma być przesłuchiwany w charakterze świadka w postępowaniu karnym, cywilnym lub innym, ujawni nazwisko i tożsamość osoby zgłaszającej tylko wtedy, gdy zostanie do tego upoważniony na piśmie zarówno przez tę osobę, jak i spółkę.

Chęć osoby zgłaszającej co do ochrony swojej tożsamości stoi w sprzeczności z interesem osób, których dotyczy zgłoszenie, jakim jest ujawnienie faktów związanych ze sprawą. Jest to kolejny powód, dla którego celowe nadużywanie możliwości składania skarg i zażaleń nie jest tolerowane. Zaufany prawnik poinformuje osobę zgłaszającą podczas pierwszego spotkania, że jego tożsamość może zostać ujawniona spółce w przypadku celowego nadużycia procedury rozpatrywania zażaleń.

V. Ochrona danych

Zaufany prawnik zapewnia zgodność z ustawowymi obowiązkami w zakresie przechowywania danych i przepisami o ochronie danych. Gromadzone dane osobowe ograniczają się do informacji o tożsamości, funkcji i danych kontaktowych osób zgłaszających i których zgłoszenie dotyczy, a także innych danych osobowych, które są niezbędne do rozpatrzenia sprawy. Ponadto przechowywane są tylko zgłaszane informacje, informacje związane z rozpatrywaniem sprawy, informacje na temat działań następczych związanych ze zgłoszeniem i raporty z kontroli.

Okres przechowywania danych osobowych zarejestrowanych w ramach zgłoszeń i dochodzeń wynosi dwa miesiące od zakończenia dochodzenia. Okres ten ulega odpowiedniemu wydłużeniu, jeśli po zakończeniu dochodzenia toczy się postępowanie dyscyplinarne lub sądowe oraz inne spory, w ramach których konieczne jest wykorzystanie odpowiednich danych.

Inspektor ochrony danych regularnie sprawdza zgodność procedury rozpatrywania zażaleń z przepisami dotyczącymi ochrony danych.

VI Skuteczność procedury rozpatrywania zażaleń

Skuteczność procedury rozpatrywania zażaleń jest poddawana przeglądowi raz w roku oraz w razie potrzeby, na przykład jeśli spółka spodziewa się znacznej zmiany lub znacznego wzrostu ryzyka we własnym obszarze biznesowym lub u swojego bezpośredniego dostawcy, na przykład z powodu wprowadzenia nowych produktów, projektów lub nowego obszaru biznesowego.